Prozessabgrenzung

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Thema dieses Workshops ist die Identifikation und Abgrenzung von Prozessen. Was ist ein Prozess? Diese Frage ist wichtiger - und komplizierter - als man zunächst meint. Die Festlegung, womit ein Prozess beginnt, und wann er abgeschlossen ist, bildet die Grundlage für die Prozessmodellierung und -analyse, für die Zuordnung von Kennzahlen (KPI) und personeller Verantwortlichkeiten.

Auf diesem Workshop diskutierten wir über Best Practice Ansätze zur Identifikation und Abgrenzung von Prozessen. Für Prozesse existieren eine Reihe von Definitionen, die auch teilweise zu deren Abgrenzung betragen.

Fischermanns: „Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen sind, die durch logische Folgebeziehungen verknüpft sind. Darüber hinaus werden deren zeitliche, räumliche und mengenmäßige Dimensionen konkretisiert. Ein Prozess hat ein definiertes Startereignis (Input) und ein Ergebnis (Output) und dient dazu, einen Wert für Kunden zu schaffen.“

BPM CBOK: „Prozess wird hier eine Reihe von festgelegten Tätigkeiten verstanden, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen. Prozesse werden von spezifischen Ereignissen ausgelöst (Input) und haben ein oder mehrere Ergebnisse (Output), die dann wiederum entweder zum Abschluss des Prozesses oder zur Übergabe in einen weiteren Prozess führen. Prozesse sind aus mehreren, miteinander in Beziehung stehenden Aufgaben oder Tätigkeiten zusammengesetzt, die einem gemeinsamen Anliegen dienen. Das Ziel eines Prozesses ist es, Kundennutzenzu schaffen. Von besonderer Bedeutung ist das „end-to-end“-Verständnis eines Prozesses, da nur durch diese funktions-und abteilungsübergreifende Prozesssicht effizient und effektiv Werte für Kunden geschaffen werden können.“

Diskussionspunkte im Workshop waren insbesondere die Definition von Process Ownership in einer Matrix-Organisation, und wie sich Verantwortlichkeiten und Eskalation in Prozessmodellen darstellen lassen. Besondere Anforderungen ergeben sich für Workflow-Systeme, die explizit Geschäftsregeln und bspw. Urlaubsvertretungen erfassen müssen.